Jdi na navigaci

Plánování schůzek

Pro plánování schůzek lze využít modul FindTime v aplikaci Microsoft Outlook.[1] Pomocí FindTime se mohou účastníci schůzky efektivně dohodnout na konkrétním čase jejího konání (podobně jako například pomocí nástroje Doodle) bez nutnosti zdlouhavé e-mailové komunikace.

Obecný postup využití nástroje vypadá následovně:

  1. Organizátor schůzky vytvoří pomocí modulu FindTime nové hlasování o čase schůzky a zvolí časy, ve kterých by se schůzka mohla odehrávat. Účastníci schůzky obdrží e-mail s odkazem na hlasování.
  2. Účastníci zvolí časy, kdy by se mohli schůzky účastnit.
  3. Poté, co hlasovali všichni účastníci, je zvolen vhodný čas schůzky.
findtime process.cs
Obrázek 1. Proces využití modulu FindTime.

Vytvoření nového hlasování

  1. V aplikaci Microsoft Outlook otevřete okno pro psaní e-mailu jedním ze dvou způsobů:
    1. Stiskněte tlačítko Nový e-mail.
    2. Stiskněte tlačítko Odpovědět u obdrženého e-mailu souvisejícího s plánovanou schůzkou.

      send email.cs
  2. V kartě Zpráva zvolte možnost New Meeting Poll.

    new poll.cs
  3. Zvolte adresáty e-mailu (účastníky schůzky).

    fill recipient.cs
  4. Vyberte z nabídky plánovanou délku konání schůzky.

    choose duration.cs
  5. Z nabídky ve spodní části vyberte všechny možné časy zahájení schůzky.

    choose times.cs
  6. Pokračujte stisknutím tlačítka Next.

    click next.cs
  7. Zvolte místo konání schůzky, případně zaškrtněte možnost Teams meeting, pokud se bude schůzka odehrávat online na platformě Teams.

    enter location.cs
  8. Upravte nastavení hlasování. Zvolíte-li možnost Schedule when attendees reach concensus, bude schůzka automaticky naplánována do kalendářů účastníků v moment, kdy se všichni účastníci shodnou na stejném čase. Jestliže se účastníci shodnou na více časech, bude automaticky vybrán ten nejdřívější.

    poll settings.cs
  9. Klikněte na tlačítko Add to email.

    add to email.cs
  10. Odesláním e-mailu zahájíte hlasování a všichni účastníci (adresáti e-mailu) obdrží odkaz, pomocí kterého budou moci hlasovat.

    send.cs
  11. Průběžné výsledky hlasování můžete sledovat na stránce https://outlook.office.com/findtime/dashboard po kliknutí na název vašeho hlasování.

    poll result.cs

Účast na hlasování

  1. V e-mailu, který jste obdrželi, klikněte na tlačítko Vote now.

    email message.cs
  2. Je-li to potřeba, přihlaste se pomocí uživatelského jména ČVUT ve tvaru <username>@cvut.cz a hesla ČVUT.
  3. Rozhodněte, zda se v uvedených časech můžete schůzky zúčastnit Ano nebo nikoliv Ne. Časy můžete také označit jako preferované Preferuji.

    poll vote.cs
  4. Své hlasy odešlete kliknutím na tlačítko Hlasovat.

    vote button.cs

Naplánování online schůzky

Organizátor schůzky může v závislosti na výsledcích hlasování kdykoliv naplánovat schůzku stisknutím tlačítka Naplánovat schůzku. Zvolil-li organizátor při vytváření hlasování možnost Schedule when attendees reach concensus, schůzka se sama naplánuje poté, co se všichni účastníci shodnou na termínu schůzky.

schedule meeting.cs

Úprava hlasování

Úpravy probíhajícího hlasování mohou být provedeny na stránce https://outlook.office.com/findtime/dashboard. Kliknutím na tlačítko Upravit hlasování můžete změnit název hlasování a délku a místo konání schůzky. Je zde také možné hlasování zrušit stiskem tlačítka Zrušit hlasování.

edit poll.cs
Obrázek 2. Tlačítka Upravit hlasování a Zrušit hlasování

Po kliknutí na název hlasování je dále možné upravit seznam účastníků a seznam možných termínů schůzky.

add new participant.cs
Obrázek 3. Tlačítka Přidat účastníka a Navrhnout jiný čas

  1. Modul FindTime je dostupný jak ve webové aplikaci, tak i v desktopovém poštovním klientovi Microsoft Outlook.